Die Kunst des Getting Things Done: 5-Schritte-Leitfaden, um Aufgaben souverän zu erledigen

Die 2-Minuten-Regel besagt: „Sobald Sie eine Aufgabe identifizieren, die weniger als zwei Minuten zur Erledigung benötigt, sollten Sie sie sofort tun", David Allen, amerikanischer Produktivitätsberater und Autor des beliebten Buches „Getting Things Done".

Laut David Allen versuchen Menschen in der heutigen Welt, in der knowledge work dominiert, jedoch oft mehr Aufgaben zu bewältigen, als ihre verfügbaren Ressourcen zulassen. Das führt zu einem Gefühl der Überwältigung, und selbst diese Zwei-Minuten-Aufgaben können schwer zu bewältigen werden.

Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, ist die „Getting Things Done"-Methode genau das Richtige für Sie. Was genau ist also „Getting Things Done"? Kann es Ihre Produktivität steigern? Ist es für Ihren Workflow geeignet? Lesen Sie den Artikel unten, um es herauszufinden.

Probleme, die Sie möglicherweise vor der Einführung von „Getting Things Done" kennen

Haben Sie schon einmal diese Situationen erlebt?

Kontrolle über die Arbeit verlieren

Mit einer hohen Arbeitsbelastung, aber ohne klares Managementsystem können Sie sich schnell überfordert fühlen und die Kontrolle über die zu erledigenden Aufgaben verlieren. Möglicherweise wissen Sie nicht, womit Sie anfangen oder weitermachen sollen, was zu Stress, Erschöpfung und einem Mangel an Orientierung bei der Entscheidungsfindung führt. In diesem Szenario verschwenden Sie nicht nur Zeit, sondern verfehlen auch das gewünschte Produktivitätsniveau.

Zeit mit der Informationsverarbeitung verschwenden

Wenn Informationen und Ideen nicht systematisch gespeichert werden, ist es schwierig, die notwendigen Details zu finden, um eine Aufgabe abzuschließen. Dies kann zu verpassten Deadlines führen und den Gesamtbetrieb negativ beeinflussen.

Mit ständigen Veränderungen kämpfen

Wenn Sie sich ständig an Änderungen bei einer Aufgabe anpassen müssen, ohne eine klare Anpassungsmethode zu haben, kann das zu einer Einschränkung werden. Sie werden feststellen, dass Sie darum kämpfen, mit dem schnellen Tempo dieser Veränderungen Schritt zu halten.

Fehlende Motivation, Dinge zu erledigen

Unerledigte Aufgaben können Ihre Motivation rauben, Prokrastination verursachen und dazu führen, dass sich noch mehr Aufgaben ansammeln. Dies kann zu mehr Stress und einem Gefühl der Verlorenheit führen, da Sie darum ringen, welche Aufgaben priorisiert werden sollten.

Was ist die „Getting Things Done"-Methode?

„Getting Things Done" (GTD) ist eine Methode zur persönlichen Produktivität, die sich auf das effiziente und zuverlässige Erledigen von Aufgaben konzentriert. Sie hilft Ihnen, Ihre Arbeit systematisch zu organisieren und zu managen, psychischen Stress zu reduzieren und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Diese Methode basiert auf einer einfachen Idee: Je mehr Informationen auf Sie einströmen, desto schwieriger wird es zu entscheiden, worauf Sie sich konzentrieren sollen. Als Ergebnis verbringen Sie mehr Zeit damit, über Ihre Aufgaben nachzudenken, als sie tatsächlich zu erledigen. Wenn sich all diese Informationen in Ihrem Kopf ansammeln, führt das zu Stress, Überwältigung und Unsicherheit.

David Allen, der Schöpfer dieser Methode, bemerkte, dass unser Gehirn gut darin ist, Informationen zu verarbeiten, aber nicht so gut, sie zu speichern. Seine GTD-Methode konzentriert sich darauf, alle Informationen, an die Sie sich erinnern müssen, in ein externes Speichersystem zu verschieben und sie dann so zu organisieren, dass Sie sich zur richtigen Zeit auf die richtige Aufgabe konzentrieren können.

Wenn Ihr GTD-System korrekt eingerichtet ist, können Sie die Frage „Was sollte ich jetzt gerade tun?" immer sicher beantworten, ohne befürchten zu müssen, dass Sie etwas Wichtiges vergessen.

Laut David Allen ist GTD mehr als nur ein Produktivitätswerkzeug; es ist eine Lebensweise, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Aufgaben, sowohl beruflich als auch persönlich, zu sehen und das Gefühl zu haben, die Kontrolle darüber zu haben.

Im Folgenden erfahren Sie, wie die GTD-Methode Ihnen helfen kann, „ohne Stress zu arbeiten" und die zuvor genannten Probleme zu bewältigen.

Der 5-Schritte-Leitfaden für „Getting Things Done"

Für Einsteiger ist GTD eine Methode, bei der Sie eine bestimmte Reihenfolge einhalten und so früh wie möglich Gewohnheiten aufbauen müssen. Hier sind die 5 Schritte, um GTD zu einem Teil Ihres Workflows zu machen: Der 5-Schritte-Leitfaden für „Getting Things Done"

Erfassen

Um mit der Implementierung von GTD zu beginnen, hören Sie auf, zu versuchen, sich alles zu merken. Schreiben Sie stattdessen Dinge in ein Notizbuch, eine digitale Datei oder eine Aufgabenmanagement-App, das sind Ihre „Datenspeicher".

Dies sollte ein kontinuierlicher Prozess sein: Wann immer eine neue Aufgabe oder Idee in Ihren Kopf kommt, fügen Sie sie sofort so klar wie möglich zu Ihrem „Speicher" hinzu.

Klären

Sobald Ihr „Datenspeicher" gefüllt ist, besteht der nächste Schritt darin, das Durcheinander in spezifische Aktionen aufzuschlüsseln. Ordnen Sie Ihre Aufgaben in verschiedene Kategorien ein und fügen Sie so viele Details wie möglich hinzu. Hier sind einige Vorschläge:

• Die 2-Minuten-Regel: Wenn eine Aufgabe weniger als 2 Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort.
• Delegieren: Wenn eine Aufgabe delegiert werden kann, übergeben Sie sie an jemand anderen.
• Deadlines setzen: Für Aufgaben mit einer bestimmten Frist schätzen Sie, wie lange sie dauern werden.
• Eliminieren: Wenn eine Aufgabe nicht mehr notwendig oder durchführbar ist, entfernen Sie sie.
• Komplexe Aufgaben aufschlüsseln: Für Aufgaben, die mehrere Schritte erfordern, listen Sie die Aktionen der Reihe nach auf und weisen Sie jedem Zeit zu.

Wenn Sie zum Beispiel einen Kollegen für Informationen über das bevorstehende Marketing-Projekt anrufen müssen, anstatt nur „Materialien holen" zu notieren, schreiben Sie: „Kollege A am Nachmittag des 15. Februar anrufen, um Materialien für das Februar-Marketing-Projekt zu erhalten", zusammen mit seiner Kontaktnummer und einer Liste der benötigten Informationen.

Organisieren

Sobald Sie Ihre Aufgaben geklärt haben, ist es an der Zeit, sie in der richtigen Reihenfolge zu organisieren. Die GTD-Methode verwendet Tags für jede Aufgabe, was Ihnen hilft, Prioritäten zu setzen und Dinge strukturiert zu halten.

Hier sind einige hilfreiche Tags:

• Einmalige Aufgaben: Das sind Aufgaben, die nur einen Schritt erfordern, aber mehr als 2 Minuten dauern, wie „E-Mail von Kollege B zum Urlaubsplan beantworten" oder „Q4-Geschäftsbericht an Kollege C senden".
• Projekte: Aufgaben, die miteinander verknüpft sind, bilden ein Projekt. In GTD ist ein Projekt alles, was mehr als einen Schritt zur Fertigstellung erfordert, beispielsweise das Erstellen eines Geschäftsberichts.
• Prioritätsaufgaben: Das sind Aufgaben, die als dringend oder hochprioritär markiert sind und Ihnen helfen, sich auf das zu konzentrieren, was zuerst Aufmerksamkeit benötigt.
• Zeitgebundene Aufgaben: Aufgaben mit einer bestimmten Frist sollten eingeplant werden.
• Wartende/delegierte Aufgaben: Das sind Aufgaben, die Sie an jemand anderen delegiert haben oder auf deren Erledigung Sie warten. Sie müssen beispielsweise einen Social-Media-Beitrag veröffentlichen, aber er wartet auf die Genehmigung der Teamleitung.
• Zukünftige Aufgaben: Das sind Aufgaben, die Sie aufgrund fehlender Daten, mangelnder Ressourcen oder ungünstiger Zeitpunkte nicht sofort angehen können. Speichern Sie diese in einem separaten Bereich Ihres Systems zur späteren Überprüfung.

Umsetzen

Jetzt, wo Ihr GTD-System vollständig eingerichtet ist, mit klaren Aufgaben, Zeitplänen und Prioritäten, sind Sie bereit anzufangen. Sie werden die Frage „Was soll ich jetzt tun?" ganz einfach beantworten, ohne Zeit zu verschwenden. Folgen Sie der voreingestellten Reihenfolge und verfolgen Sie Ihren Fortschritt, nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Wenn Sie alle Aufgaben richtig organisiert haben, ist das wahrscheinlich der einfachste Schritt des gesamten Prozesses.

Reflektieren

Nehmen Sie sich jede Woche einen Moment, um Ihre Aufgabenliste zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie nicht nur alles erledigen, sondern sich auch auf die richtigen Dinge konzentrieren. Dieser Überprüfungsprozess hilft Ihnen, notwendige Anpassungen vorzunehmen, das System im Laufe der Zeit zu verbessern und einen nachhaltigeren GTD-Workflow aufzubauen.

Laut David Allen ist dies das „Schlüsselelement für den Erfolg".

Warum sollten Sie „Getting Things Done" in Ihrer Arbeit anwenden?

Früher war Arbeit leichter zu messen, weil Aufgaben optisch klar erkennbar waren, wie Kühe melken, Zutaten vorbereiten oder Möbel zusammenbauen. Das waren Aufgaben, bei denen man genau wusste, wie man sie erledigt, und man die benötigte Zeit abschätzen konnte. Um die Arbeit zu beschleunigen, musste man einfach härter arbeiten und die Effizienz steigern.

In der heutigen Gesellschaft erledigen die meisten von uns jedoch wissensbasierte Arbeit, die oft vage und schwer zu quantifizieren ist. Das kann dazu führen, dass man ständig mehr tun möchte, das Gefühl hat, nie genug zu tun, weder quantitativ noch qualitativ, und sogar nach Perfektion strebt, was den Fortschritt verzögert.

Hier sind vier Vorteile der Anwendung von GTD in Ihrer Arbeit:

Arbeitseffizienz steigern

GTD anzuwenden bedeutet, klare Ziele zu definieren, Aufgaben zu kategorisieren und konsequente Maßnahmen zu ergreifen. Das hilft Ihnen, Ihre Arbeit effektiver zu organisieren, Überforderung zu reduzieren und Ihre Managementfähigkeiten zu verbessern. Sie können Aufgaben priorisieren, von dringend bis routinemäßig, was es Ihnen ermöglicht, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und sicherzustellen, dass Deadlines eingehalten werden.

Stress und Druck reduzieren

GTD sammelt alle Ihre Aufgaben an einem Ort, ob auf Papier, einer Website oder einer App, und gibt Ihnen einen klaren Überblick darüber, was erledigt werden muss, und verfolgt Ihren Fortschritt, wenn Aufgaben abgehakt werden. Das reduziert die Angst vor unerledigten Aufgaben oder Dingen, die Sie vergessen könnten, und schafft gleichzeitig ein Gefühl der Kontrolle und des Vertrauens in Ihre Arbeit. Es ist die Grundlage für eine positive und nachhaltige Arbeitsumgebung.

Fokus verbessern

Durch die klare Definition von Zielen und die Einplanung von Aufgaben in GTD können Sie sich vollständig auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren, ohne von anderen Verantwortlichkeiten abgelenkt zu werden. Das ist besonders nützlich für wichtige Aufgaben und stellt sicher, dass sie die nötige Aufmerksamkeit für eine rechtzeitige Erledigung erhalten.

Flexibilität erhöhen

Mit GTD können Sie einen flexiblen Plan erstellen, um mit Veränderungen umzugehen und die Aufgabenprioritäten bei Bedarf schnell anzupassen. Zusätzlich hilft Ihnen GTD dabei, Ideen, Projekte und zukünftige Aufgaben durch die „Someday/Maybe"-Liste zu identifizieren, was Ihnen ermöglicht, für langfristige Flexibilität zu planen.

Tipps für Einsteiger, die die „Getting Things Done"-Methode anwenden

• Wenden Sie die 2-Minuten-Regel an: Wenn eine Aufgabe in unter zwei Minuten erledigt werden kann, tun Sie es sofort.
• Unerledigte Aufgaben schließen: Lassen Sie unerledigte Aufgaben nicht in Ihrem Kopf schwingen. Erledigen Sie sie entweder oder schreiben Sie sie auf, um sie später anzugehen.
• Zeitmangel ist nicht das eigentliche Problem: Anstatt den Zeitmangel zu beklagen, konzentrieren Sie sich darauf, eine Methode zu finden, die Ihnen hilft, Ihre Aufgaben effizienter zu bewältigen.
• Entscheiden Sie sich für Ihre nächste Aktion: Sobald Sie ein Ziel haben, bestimmen Sie den nächsten konkreten Schritt, den Sie unternehmen müssen, um es zu erreichen.
• Wählen Sie clevere Werkzeuge zur Aufgabenspeicherung: Um Ihr Gedächtnis nicht zu überlasten und es bequemer als Papier zu machen, erfassen Sie alle Ihre Projekte und Aufgaben in einem Online-System.

Abschließende Gedanken

Die „Getting Things Done"-Methode hat die Produktivität von Millionen von Arbeitnehmern weltweit verändert. Auch wenn es nur eine von vielen persönlichen Produktivitätstechniken ist, machen die Einfachheit und Effektivität von GTD es lohnenswert, auszuprobieren, ob es das Richtige für Sie ist. Wir wünschen Ihnen viele produktive Tage!