El arte de Getting Things Done: guía de 5 pasos para avanzar con sus tareas

La regla de los 2 minutos establece: "En cuanto identifique una tarea que tome menos de dos minutos en completarse, hágala de inmediato", David Allen, consultor de productividad estadounidense y autor del popular libro "Getting Things Done".

Sin embargo, según David Allen, en el mundo actual, donde el knowledge work predomina, las personas a menudo intentan abordar más tareas de las que sus recursos disponibles pueden manejar. Esto lleva a sentirse abrumado, y hasta esas tareas de dos minutos pueden volverse difíciles de gestionar.

Si usted se encuentra en esta situación, el método "Getting Things Done" es para usted. ¿Qué es exactamente "Getting Things Done"? ¿Puede ayudarle a aumentar su productividad? ¿Es adecuado para su workflow? Continúe leyendo para descubrirlo.

Problemas que puede experimentar antes de adoptar Getting Things Done

¿Ha experimentado alguna vez estas situaciones?

Perder el control de su trabajo

Con una carga de trabajo pesada y sin un sistema de gestión claro, es fácil sentirse abrumado y perder el control de las tareas pendientes. Es posible que no sepa qué hacer primero o qué sigue, lo que genera estrés, fatiga y falta de dirección en su toma de decisiones. En ese escenario, no solo pierde tiempo, sino que también no logra el nivel de productividad deseado.

Perder tiempo procesando información

Cuando la información y las ideas no están almacenadas de forma sistemática, resulta difícil encontrar los detalles necesarios para completar una tarea. Esto puede provocar el incumplimiento de plazos y afectar negativamente las operaciones en general.

Luchar con los cambios constantes

Si constantemente necesita adaptarse a los cambios en una tarea sin un método de ajuste claro, esto puede convertirse en una limitación. Se encontrará corriendo para seguir el ritmo de esos cambios tan acelerados.

Falta de motivación para completar las tareas

Las tareas inconclusas pueden agotar su motivación, provocando procrastinación y dejándole con aún más tareas acumuladas. Esto puede generar más estrés y la sensación de estar perdido, mientras intenta decidir qué tareas priorizar.

¿Qué es el método Getting Things Done?

"Getting Things Done" (GTD) es un método de productividad personal que se centra en completar las tareas de forma eficiente y confiable. Le ayuda a organizar y gestionar su trabajo de manera sistemática, reduciendo el estrés mental y permitiéndole enfocarse en lo que realmente importa.

Este método se basa en una idea sencilla: cuanta más información le llega, más difícil resulta decidir en qué enfocarse. Como resultado, termina dedicando más tiempo a pensar en sus tareas que a realizarlas. Cuando toda esa información se acumula en su mente, genera estrés, agobio e incertidumbre.

David Allen, el creador de este método, observó que nuestros cerebros son excelentes para procesar información, pero no tanto para almacenarla. Su método GTD se centra en transferir toda la información que necesita recordar a un sistema de almacenamiento externo, y luego organizarla para poder enfocarse en la tarea correcta en el momento correcto.

Cuando su sistema GTD está configurado correctamente, siempre podrá responder con confianza a la pregunta "¿Qué debería estar haciendo ahora mismo?" sin preocuparse de olvidar algo importante más adelante.

Según David Allen, GTD es más que una herramienta de productividad; es una forma de vivir que le permite ver y sentir que tiene el control de sus tareas, tanto profesionales como personales.

A continuación, exploraremos cómo el método GTD puede ayudarle a "trabajar sin estrés" y abordar los problemas mencionados anteriormente.

La guía de 5 pasos para Getting Things Done

Para los principiantes, GTD es un método que requiere seguir una secuencia específica y construir hábitos lo antes posible. Estos son los 5 pasos para hacer de GTD parte de su workflow: La guía de 5 pasos para Getting Things Done

Capturar

Para comenzar a implementar GTD, deje de intentar recordar todo. En cambio, anote las cosas en un cuaderno, un archivo digital o una app de gestión de tareas: estos son su "almacenamiento de datos".

Este debe ser un proceso continuo: cada vez que aparezca una nueva tarea o idea en su mente, agréguela de inmediato a su "almacenamiento" de la forma más clara posible.

Clarificar

Una vez que su "almacenamiento de datos" esté lleno, el siguiente paso es desglosar el desorden en acciones concretas. Organice sus tareas en distintas categorías y agregue tantos detalles como sea posible. Aquí algunas sugerencias para abordar este paso:

• La regla de los 2 minutos: Si una tarea toma menos de 2 minutos en completarse, hágala de inmediato.
• Delegar: Si una tarea puede delegarse, pásela a otra persona.
• Establecer plazos: Para tareas con una fecha límite específica, estime cuánto tiempo tomarán completar.
• Eliminar: Si una tarea ya no es necesaria o posible, quítela.
• Desglosar tareas complejas: Para tareas que requieren múltiples pasos, enumere las acciones en orden y asigne tiempo para cada una.

Por ejemplo, si necesita llamar a un compañero para obtener información sobre el próximo proyecto de Marketing, en lugar de solo anotar "Conseguir materiales", escribiría: "Llamar al colega A el 15 de febrero por la tarde para obtener los materiales del proyecto de Marketing de febrero", junto con su número de contacto y una lista de la información que necesita.

Organizar

Una vez que haya clarificado sus tareas, es momento de organizarlas en el orden adecuado. El método GTD utiliza etiquetas para cada tarea, lo que ayuda a priorizar y mantener todo estructurado.

Algunas etiquetas útiles:

• Tareas únicas: Son tareas que requieren un solo paso pero toman más de 2 minutos, como "Responder el correo del colega B sobre el calendario de vacaciones" o "Enviar el informe trimestral al colega C".
• Proyectos: Las tareas vinculadas entre sí forman un proyecto. En GTD, un proyecto es cualquier cosa que requiera más de un paso, como elaborar un informe de negocio.
• Tareas prioritarias: Son tareas marcadas como urgentes o de alta prioridad, que le ayudan a enfocarse en lo que necesita atención primero.
• Tareas con fecha específica: Las tareas con una fecha límite concreta deben programarse.
• Tareas en espera/delegadas: Son tareas que ha delegado a otra persona o que están esperando que alguien más las complete. Por ejemplo, necesita publicar una publicación en redes sociales, pero está esperando la aprobación del líder del equipo.
• Tareas futuras: Son tareas que no puede abordar de inmediato por falta de datos, recursos o por el momento inadecuado. Guárdelas en un área separada de su sistema para revisarlas más adelante.

Ejecutar

Ahora que su sistema GTD está completamente configurado, con tareas claras, plazos y prioridades, está listo para comenzar. Podrá responder fácilmente a la pregunta "¿Qué debería hacer ahora mismo?" sin perder tiempo. Siga el orden preestablecido y lleve un seguimiento de su progreso, haciendo ajustes si es necesario.

Si ha organizado correctamente todas las tareas, este es probablemente el paso más sencillo de todo el proceso.

Reflexionar

Cada semana, tómese un momento para revisar su lista de tareas y asegurarse de que no solo está completando todo, sino también enfocándose en las cosas correctas. Este proceso de revisión le ayuda a hacer los ajustes necesarios, mejorar el sistema con el tiempo y construir un workflow GTD más sostenible.

Según David Allen, esta es la "clave para alcanzar el éxito".

¿Por qué debería aplicar Getting Things Done en su trabajo?

En el pasado, el trabajo era más fácil de medir porque las tareas eran visualmente claras, como ordeñar vacas, preparar ingredientes o ensamblar muebles. Eran tareas que sabía exactamente cómo completar y podía estimar el tiempo requerido. Para acelerar las cosas, solo había que trabajar más duro y aumentar la eficiencia.

Sin embargo, en la sociedad actual, la mayoría de nosotros realizamos knowledge work, que a menudo es vaga y difícil de cuantificar. Esto puede llevar a querer hacer constantemente más, a sentir que nunca se hace suficiente en términos de cantidad o calidad, e incluso a esforzarse por la perfección, lo que retrasa el progreso.

A continuación, cuatro beneficios de aplicar GTD en su trabajo:

Aumentar la eficiencia laboral

Aplicar GTD significa definir claramente sus objetivos, categorizar las tareas y tomar acciones consistentes. Esto le ayuda a organizar su trabajo de forma más eficaz, reducir el agobio y mejorar sus habilidades de gestión. Puede priorizar las tareas, desde las urgentes hasta las rutinarias, lo que le permite enfocarse en las más importantes y asegurarse de cumplir los plazos.

Reducir el estrés y la presión

GTD reúne todas sus tareas en un solo lugar, ya sea en papel, en un sitio web o en una app, dándole una visión clara de lo que hay que hacer y permitiéndole seguir el progreso a medida que las tareas se van completando. Esto reduce la ansiedad por las tareas inconclusas o las cosas que podría olvidar, y al mismo tiempo genera una sensación de control y confianza en su trabajo. Es la base de un entorno laboral positivo y sostenible.

Mejorar el enfoque

Al definir claramente los objetivos y programar las tareas dentro de GTD, puede enfocarse por completo en una tarea a la vez, sin distracciones de otras responsabilidades. Esto es especialmente útil para tareas importantes, ya que garantiza que reciban la atención necesaria para completarse a tiempo.

Aumentar la flexibilidad

Con GTD, puede crear un plan flexible para manejar los cambios, ajustando las prioridades de las tareas rápidamente cuando sea necesario. Además, GTD le ayuda a identificar ideas, proyectos y tareas futuras a través de la lista "Someday/Maybe", lo que le permite planificar con flexibilidad a largo plazo.

Consejos para principiantes que aplican el método Getting Things Done

• Aplique la regla de los 2 minutos: Si una tarea puede completarse en menos de dos minutos, hágala de inmediato.
• Cierre las tareas inconclusas: No deje que las tareas sin terminar sigan dando vueltas en su mente. O bien complételas o bien escríbalas para abordarlas más tarde.
• La falta de tiempo no es el problema real: En lugar de culpar a la falta de tiempo, enfóquese en encontrar un método que le ayude a gestionar sus tareas con mayor eficiencia.
• Decida su próxima acción: Una vez que tenga un objetivo, determine el paso concreto siguiente que necesita dar para alcanzarlo.
• Elija herramientas inteligentes para almacenar tareas: Para evitar sobrecargar su memoria y hacer las cosas más cómodas que con papel, registre todos sus proyectos y tareas en un sistema en línea.

Reflexiones finales

El método "Getting Things Done" ha transformado la productividad de millones de trabajadores en todo el mundo. Si bien es solo una de las muchas técnicas de productividad personal, su simplicidad y eficacia hacen que GTD valga la pena probarlo para ver si es el método adecuado para usted. ¡Le deseamos muchos días productivos por delante!