Seni Getting Things Done: Panduan 5 langkah untuk menuntaskan tugas

Aturan 2-minute rule menyatakan: "Begitu Anda mengidentifikasi tugas yang membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk diselesaikan, Anda harus mengerjakannya segera" - David Allen, konsultan produktivitas Amerika dan penulis buku populer "Getting Things Done".

Namun, menurut David Allen, di dunia saat ini di mana knowledge work mendominasi, orang-orang sering kali mencoba menangani lebih banyak tugas daripada sumber daya yang tersedia. Hal ini menyebabkan rasa kewalahan, dan bahkan tugas-tugas dua menit pun bisa menjadi sulit untuk dikelola.

Jika Anda menghadapi situasi ini, metode "Getting things done" cocok untuk Anda. Jadi, apa sebenarnya "Getting things done"? Apakah metode ini dapat membantu meningkatkan produktivitas Anda? Apakah metode ini sesuai dengan workflow Anda? Mari simak artikel di bawah ini untuk mengetahuinya.

Masalah yang mungkin Anda hadapi sebelum mengadopsi "Getting Things Done"

Pernahkah Anda menghadapi situasi-situasi berikut?

Kehilangan kendali atas pekerjaan Anda

Dengan beban kerja yang berat namun tanpa sistem manajemen yang jelas, Anda bisa dengan mudah merasa kewalahan dan kehilangan kendali atas tugas-tugas yang menunggu untuk diselesaikan. Anda mungkin merasa tidak yakin harus mengerjakan apa lebih dulu atau apa selanjutnya, yang menyebabkan stres, kelelahan, dan kurangnya arah dalam pengambilan keputusan. Dalam skenario ini, Anda tidak hanya membuang-buang waktu, tetapi juga gagal mencapai tingkat produktivitas yang diinginkan.

Membuang waktu memproses informasi

Ketika informasi dan ide tidak disimpan secara sistematis, menjadi sulit untuk menemukan detail yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas. Hal ini dapat menyebabkan tenggat waktu yang terlewat dan berdampak negatif pada operasional secara keseluruhan.

Berjuang menghadapi perubahan yang terus-menerus

Jika Anda terus-menerus perlu beradaptasi dengan perubahan dalam suatu tugas tanpa metode penyesuaian yang jelas, hal itu bisa menjadi hambatan bagi Anda. Anda akan kesulitan untuk mengikuti laju perubahan yang begitu cepat.

Kurangnya motivasi untuk menyelesaikan pekerjaan

Tugas-tugas yang belum selesai dapat menguras motivasi Anda, menyebabkan prokrastinasi dan meninggalkan Anda dengan semakin banyak tugas yang menumpuk. Hal ini dapat menyebabkan lebih banyak stres dan perasaan kebingungan saat Anda berjuang untuk menentukan tugas mana yang harus diprioritaskan.

Apa itu metode "Getting things done"?

"Getting things done" (GTD) adalah metode produktivitas pribadi yang berfokus pada penyelesaian tugas secara efisien dan andal. Metode ini membantu Anda mengorganisasi dan mengelola pekerjaan secara sistematis, mengurangi tekanan mental dan memungkinkan Anda untuk fokus pada hal yang benar-benar penting.

Metode ini didasarkan pada ide sederhana: semakin banyak informasi yang datang kepada Anda, semakin sulit untuk memutuskan apa yang harus difokuskan. Akibatnya, Anda menghabiskan lebih banyak waktu memikirkan tugas-tugas Anda daripada benar-benar mengerjakannya. Ketika semua informasi ini menumpuk di pikiran Anda, hal itu menyebabkan stres, kewalahan, dan ketidakpastian.

David Allen, pencipta metode ini, memperhatikan bahwa otak kita sangat baik dalam memproses informasi, tetapi tidak sebaik itu dalam menyimpannya. Metode GTD-nya berfokus pada memindahkan semua informasi yang perlu Anda ingat ke dalam sistem penyimpanan eksternal, lalu mengorganisasikannya sehingga Anda dapat fokus pada tugas yang tepat pada waktu yang tepat.

Ketika sistem GTD Anda sudah terbentuk dengan benar, Anda akan selalu dapat menjawab pertanyaan dengan percaya diri, "Apa yang seharusnya saya lakukan sekarang?" tanpa khawatir Anda mungkin melupakan sesuatu yang penting nantinya.

Menurut David Allen, GTD lebih dari sekadar alat produktivitas; ini adalah cara hidup yang memungkinkan Anda untuk melihat dan merasa dalam kendali atas tugas-tugas Anda, baik profesional maupun pribadi.

Di bawah ini, kami akan mengeksplorasi bagaimana metode GTD dapat membantu Anda "bekerja tanpa stres" dan mengatasi masalah-masalah yang disebutkan sebelumnya.

Panduan 5 langkah "Getting things done"

Bagi pemula, GTD adalah metode yang mengharuskan Anda mengikuti urutan tertentu dan membangun kebiasaan sedini mungkin. Berikut adalah 5 langkah untuk menjadikan GTD bagian dari workflow Anda: Panduan 5 langkah "Getting things done"

Capture

Untuk mulai mengimplementasikan GTD, berhentilah mencoba mengingat segalanya. Sebagai gantinya, tuliskan segala sesuatu dalam buku catatan, file digital, atau aplikasi manajemen tugas, inilah yang disebut "penyimpanan data" Anda.

Ini harus menjadi proses yang berkelanjutan: setiap kali tugas atau ide baru muncul di pikiran Anda, tambahkan segera ke "penyimpanan" Anda dengan cara yang sejelas mungkin.

Clarify

Setelah "penyimpanan data" Anda terisi, langkah selanjutnya adalah menguraikan kekacauan menjadi tindakan-tindakan spesifik. Kategorikan tugas-tugas Anda dan tambahkan detail sebanyak mungkin. Berikut beberapa saran untuk pendekatan ini:

• 2-minute rule: Jika suatu tugas membutuhkan waktu kurang dari 2 menit untuk diselesaikan, lakukan segera.
• Mendelegasikan: Jika suatu tugas dapat didelegasikan, serahkan kepada orang lain.
• Tetapkan tenggat waktu: Untuk tugas dengan tenggat waktu tertentu, perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
• Hapus: Jika suatu tugas tidak lagi diperlukan atau tidak dapat dikerjakan, hapuslah.
• Pecah tugas kompleks: Untuk tugas yang memerlukan beberapa langkah, susun tindakan-tindakan secara berurutan dan alokasikan waktu untuk masing-masing.

Sebagai contoh, jika Anda perlu menelepon rekan kerja untuk mendapatkan informasi tentang proyek Marketing yang akan datang, alih-alih hanya mencatat "Dapatkan materi", Anda akan menulis: "Telepon rekan A pada sore hari 15 Februari untuk mendapatkan materi proyek Marketing bulan Februari", beserta nomor kontaknya dan daftar informasi yang Anda butuhkan.

Organize

Setelah mengklarifikasi tugas-tugas Anda, saatnya untuk mengorganisasikannya dalam urutan yang tepat. Metode GTD menggunakan tag untuk setiap tugas, membantu Anda memprioritaskan dan menjaga segalanya tetap terstruktur.

Berikut beberapa tag yang berguna:

• Tugas satu kali: Ini adalah tugas yang hanya memerlukan satu langkah tetapi membutuhkan waktu lebih dari 2 menit, seperti "Balas email rekan B tentang jadwal liburan" atau "Kirim laporan bisnis Q4 kepada rekan C".
• Proyek: Tugas-tugas yang saling terkait membentuk sebuah proyek. Dalam GTD, proyek adalah segala sesuatu yang membutuhkan lebih dari satu langkah untuk diselesaikan, seperti membuat laporan bisnis.
• Tugas prioritas: Ini adalah tugas yang ditandai sebagai mendesak atau prioritas tinggi, membantu Anda fokus pada yang perlu diperhatikan pertama.
• Tugas dengan waktu tertentu: Tugas dengan tenggat waktu tertentu harus dijadwalkan.
• Tugas yang menunggu/didelegasikan: Ini adalah tugas yang Anda delegasikan kepada orang lain atau sedang menunggu orang lain untuk menyelesaikannya. Misalnya, Anda perlu mempublikasikan postingan media sosial, tetapi sedang menunggu persetujuan pemimpin tim.
• Tugas masa depan: Ini adalah tugas yang tidak bisa Anda tangani segera karena kurangnya data, sumber daya, atau waktu yang tepat. Simpan dalam area terpisah dari sistem Anda untuk ditinjau nanti.

Engage

Sekarang setelah sistem GTD Anda siap sepenuhnya, dengan tugas yang jelas, tenggat waktu, dan prioritas, Anda siap untuk memulai. Anda akan dengan mudah menjawab pertanyaan, "Apa yang harus saya lakukan sekarang?" tanpa membuang-buang waktu. Ikuti urutan yang telah ditetapkan dan pantau kemajuan Anda, buat penyesuaian jika diperlukan.

Jika Anda telah mengorganisasi semua tugas dengan benar, ini mungkin adalah langkah paling sederhana dari seluruh proses.

Reflect

Setiap minggu, luangkan waktu untuk meninjau daftar tugas Anda guna memastikan bahwa Anda tidak hanya menyelesaikan segalanya, tetapi juga fokus pada hal yang benar. Proses tinjauan mingguan ini membantu Anda membuat penyesuaian yang diperlukan, meningkatkan sistem dari waktu ke waktu, dan membangun workflow GTD yang lebih berkelanjutan.

Menurut David Allen, ini adalah "elemen kunci untuk mencapai kesuksesan".

Mengapa Anda harus menerapkan "Getting things done" dalam pekerjaan Anda?

Di masa lalu, pekerjaan lebih mudah diukur karena tugas-tugasnya terlihat jelas secara visual, seperti memerah sapi, menyiapkan bahan-bahan, atau merakit furnitur. Ini adalah tugas-tugas yang Anda tahu persis cara menyelesaikannya dan bisa memperkirakan waktu yang dibutuhkan. Untuk mempercepatnya, Anda hanya perlu bekerja lebih keras dan meningkatkan efisiensi.

Namun, dalam masyarakat saat ini, sebagian besar dari kita melakukan knowledge work, yang sering kali tidak jelas dan sulit diukur. Hal ini dapat menyebabkan keinginan terus-menerus untuk berbuat lebih banyak, merasa seperti tidak pernah cukup dari segi kuantitas maupun kualitas, bahkan berusaha untuk sempurna, yang justru menunda kemajuan Anda.

Berikut empat manfaat penerapan GTD dalam pekerjaan Anda:

Meningkatkan efisiensi kerja

Menerapkan GTD berarti mendefinisikan tujuan dengan jelas, mengkategorikan tugas, dan mengambil tindakan yang konsisten. Hal ini membantu Anda mengorganisasi pekerjaan dengan lebih efektif, mengurangi kewalahan, dan meningkatkan kemampuan manajemen Anda. Anda dapat memprioritaskan tugas, dari yang mendesak hingga yang rutin, memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas yang paling penting dan memastikan tenggat waktu terpenuhi.

Mengurangi stres dan tekanan

GTD mengumpulkan semua tugas Anda di satu tempat, baik di atas kertas, situs web, maupun aplikasi, memberikan gambaran umum yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan melacak kemajuan Anda saat tugas-tugas diselesaikan. Hal ini mengurangi kecemasan tentang tugas yang belum selesai atau hal-hal yang mungkin Anda lupakan, sekaligus menciptakan rasa kendali dan kepercayaan diri dalam pekerjaan Anda. Ini adalah fondasi untuk lingkungan kerja yang positif dan berkelanjutan.

Meningkatkan fokus

Dengan mendefinisikan tujuan dengan jelas dan menjadwalkan tugas dalam GTD, Anda dapat fokus sepenuhnya pada satu tugas sekaligus, tanpa gangguan dari tanggung jawab lain. Ini sangat berguna untuk tugas-tugas penting, memastikan tugas tersebut mendapatkan perhatian yang dibutuhkan untuk diselesaikan tepat waktu.

Meningkatkan fleksibilitas

Dengan GTD, Anda dapat membuat rencana fleksibel untuk menangani perubahan, menyesuaikan prioritas tugas dengan cepat saat dibutuhkan. Selain itu, GTD membantu Anda mengidentifikasi ide, proyek, dan tugas masa depan melalui daftar "Someday/Maybe", memungkinkan Anda merencanakan fleksibilitas jangka panjang.

Tips bagi pemula yang menerapkan metode "Getting things done"

• Terapkan 2-minute rule: Jika suatu tugas dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari dua menit, lakukan segera.
• Tutup tugas yang belum selesai: Jangan biarkan tugas yang belum selesai berlarut-larut dalam pikiran Anda. Selesaikan atau tuliskan untuk ditangani nanti.
• Kurangnya waktu bukan masalah utama: Alih-alih menyalahkan kurangnya waktu, fokuslah pada menemukan metode yang membantu Anda menangani tugas-tugas dengan lebih efisien.
• Tentukan tindakan berikutnya: Setelah Anda memiliki tujuan, tentukan langkah berikutnya yang spesifik yang perlu Anda ambil untuk mencapainya.
• Pilih alat yang tepat untuk menyimpan tugas: Untuk menghindari membebani ingatan Anda dan agar lebih praktis daripada menggunakan kertas, catat semua proyek dan tugas Anda dalam sistem online.

Penutup

Metode "Getting things done" telah mengubah produktivitas jutaan pekerja di seluruh dunia. Meskipun ini hanya salah satu dari banyak teknik produktivitas pribadi, kesederhanaan dan efektivitasnya membuat GTD layak dicoba untuk melihat apakah ini cocok untuk Anda. Selamat bekerja dengan produktif!