A arte do Getting Things Done: guia de 5 passos para avançar nas tarefas

A regra dos 2 minutos (2-minute rule) diz: "Assim que você identificar uma tarefa que leva menos de dois minutos para ser concluída, faça-a imediatamente" - David Allen, consultor americano de produtividade e autor do popular livro "Getting Things Done".

No entanto, segundo David Allen, no mundo atual, onde o knowledge work domina, as pessoas frequentemente tentam lidar com mais tarefas do que seus recursos disponíveis permitem. Isso leva a uma sensação de sobrecarga, e até mesmo aquelas tarefas de dois minutos podem se tornar difíceis de administrar.

Se você se encontra nessa situação, o método Getting Things Done foi feito para você. Então, o que é exatamente o "Getting Things Done"? Ele pode ajudar a aumentar sua produtividade? É adequado para o seu workflow? Veja o artigo abaixo para descobrir.

Problemas que você pode enfrentar antes de adotar o Getting Things Done

Você já se deparou com estas situações?

Perder o controle do trabalho

Com uma carga de trabalho pesada e sem um sistema de gestão claro, é fácil se sentir sobrecarregado e perder o controle das tarefas que aguardam conclusão. Você pode se ver sem saber o que fazer primeiro ou em seguida, levando ao estresse, à fadiga e à falta de direção nas suas decisões. Nesse cenário, além de desperdiçar tempo, você também não consegue atingir o nível de produtividade desejado.

Desperdiçar tempo processando informações

Quando informações e ideias não são armazenadas de forma sistemática, fica difícil encontrar os detalhes necessários para concluir uma tarefa. Isso pode levar ao não cumprimento de prazos e impactar negativamente as operações como um todo.

Dificuldade com mudanças constantes

Se você precisa se adaptar constantemente a mudanças em uma tarefa sem um método de ajuste claro, isso pode se tornar um limitador. Você vai se encontrar correndo para acompanhar o ritmo acelerado dessas mudanças.

Falta de motivação para concluir as tarefas

Tarefas inacabadas podem drenar sua motivação, causando procrastinação e deixando ainda mais tarefas acumuladas. Isso pode gerar mais estresse e uma sensação de estar perdido, enquanto você tenta descobrir quais tarefas devem ser priorizadas.

O que é o método Getting Things Done?

Getting Things Done (GTD) é um método de produtividade pessoal focado em concluir tarefas de forma eficiente e confiável. Ele ajuda a organizar e gerenciar o trabalho de forma sistemática, reduzindo o estresse mental e permitindo que você se concentre no que realmente importa.

O método se baseia em uma ideia simples: quanto mais informações chegam até você, mais difícil se torna decidir em que focar. Como resultado, você acaba gastando mais tempo pensando sobre as tarefas do que realmente as executando. Quando todas essas informações se acumulam na sua mente, isso gera estresse, sobrecarga e incerteza.

David Allen, criador do método, percebeu que nossos cérebros são ótimos em processar informações, mas não tão bons em armazená-las. O método GTD foca em mover todas as informações que você precisa lembrar para um sistema de armazenamento externo, organizando-as de forma que você possa se concentrar na tarefa certa no momento certo.

Quando seu sistema GTD está configurado corretamente, você sempre conseguirá responder com confiança à pergunta "O que devo estar fazendo agora?" sem se preocupar em esquecer algo importante.

Segundo David Allen, o GTD é mais do que uma ferramenta de produtividade; é uma forma de viver que permite que você veja e sinta que está no controle das suas tarefas, tanto profissionais quanto pessoais.

A seguir, exploraremos como o método GTD pode ajudá-lo a "trabalhar sem estresse" e lidar com os problemas mencionados anteriormente.

O guia de 5 passos do Getting Things Done

Para iniciantes, o GTD é um método que exige seguir uma sequência específica e construir hábitos o quanto antes. Aqui estão os 5 passos para incorporar o GTD ao seu workflow:

O guia de 5 passos do Getting Things Done

Capturar

Para começar a implementar o GTD, pare de tentar lembrar de tudo. Em vez disso, anote as coisas em um caderno, um arquivo digital ou um aplicativo de gestão de tarefas: esses são seus "sistemas de armazenamento".

Esse deve ser um processo contínuo: sempre que uma nova tarefa ou ideia surgir na sua mente, adicione-a imediatamente ao seu "armazenamento" da forma mais clara possível.

Esclarecer

Depois que seu "sistema de armazenamento" estiver cheio, o próximo passo é transformar essa bagunça em ações específicas. Organize suas tarefas em diferentes categorias e adicione o máximo de detalhes possível. Veja algumas sugestões de como abordar isso:

• A regra dos 2 minutos (2-minute rule): Se uma tarefa leva menos de 2 minutos para ser concluída, faça-a imediatamente.
• Delegar: Se uma tarefa pode ser delegada, passe-a para outra pessoa.
• Definir prazos: Para tarefas com um prazo específico, estime quanto tempo levarão para ser concluídas.
• Eliminar: Se uma tarefa não é mais necessária ou viável, remova-a.
• Dividir tarefas complexas: Para tarefas que exigem várias etapas, liste as ações em ordem e aloque tempo para cada uma.

Por exemplo, se você precisa ligar para um colega para obter informações sobre o próximo projeto de Marketing, em vez de apenas anotar "Obter materiais", você escreveria: "Ligar para o colega A na tarde de 15 de fevereiro para obter os materiais do projeto de Marketing de fevereiro", com o número de contato e uma lista das informações necessárias.

Organizar

Depois de esclarecer suas tarefas, é hora de organizá-las na ordem adequada. O método GTD usa etiquetas para cada tarefa, ajudando a priorizar e manter tudo estruturado.

Veja algumas etiquetas úteis:

• Tarefas únicas: São tarefas que exigem apenas uma etapa, mas levam mais de 2 minutos, como "Responder ao e-mail do colega B sobre o cronograma de férias" ou "Enviar o relatório trimestral do negócio ao colega C".
• Projetos: Tarefas interligadas formam um projeto. No GTD, um projeto é qualquer coisa que leva mais de uma etapa para ser concluída, como a elaboração de um relatório de negócios.
• Tarefas prioritárias: São tarefas marcadas como urgentes ou de alta prioridade, ajudando você a se concentrar no que precisa de atenção primeiro.
• Tarefas com prazo definido: Tarefas com um prazo específico devem ser agendadas.
• Tarefas aguardando/delegadas: São tarefas que você delegou a outra pessoa ou está aguardando que alguém conclua. Por exemplo, você precisa publicar uma postagem nas redes sociais, mas está aguardando a aprovação do líder da equipe.
• Tarefas futuras: São tarefas que você não pode executar agora por falta de dados, recursos ou momento oportuno. Armazene-as em uma área separada do seu sistema para revisão posterior. No GTD, essa lista é chamada de Someday/Maybe.

Executar

Agora que seu sistema GTD está totalmente configurado, com tarefas claras, prazos e prioridades, você está pronto para começar. Você responderá facilmente à pergunta "O que devo fazer agora?" sem perder tempo. Siga a ordem predefinida e acompanhe seu progresso, fazendo ajustes quando necessário.

Se você organizou corretamente todas as tarefas, esta é provavelmente a etapa mais simples de todo o processo.

Refletir

Toda semana, reserve um momento para revisar sua lista de tarefas, garantindo que não apenas está concluindo tudo, mas também está se concentrando nas coisas certas. Esse processo de revisão semanal (weekly review) ajuda a fazer os ajustes necessários, melhorando o sistema ao longo do tempo e construindo um workflow GTD mais sustentável.

Segundo David Allen, essa é a "peça-chave para alcançar o sucesso".

Por que aplicar o Getting Things Done no seu trabalho?

No passado, o trabalho era mais fácil de medir porque as tarefas eram visualmente claras, como ordenhar vacas, preparar ingredientes ou montar móveis. Eram tarefas das quais você sabia exatamente como concluir e conseguia estimar o tempo necessário. Para acelerar as coisas, bastava trabalhar mais e aumentar a eficiência.

No entanto, na sociedade atual, a maioria de nós realiza trabalho baseado em conhecimento (knowledge work), que é frequentemente vago e difícil de quantificar. Isso pode levar ao desejo constante de fazer mais, à sensação de que nunca está fazendo o suficiente em quantidade ou qualidade, e até à busca pela perfeição, o que atrasa seu progresso.

Veja quatro benefícios de aplicar o GTD ao seu trabalho:

Aumento da eficiência no trabalho

Aplicar o GTD significa definir claramente seus objetivos, categorizar tarefas e agir de forma consistente. Isso ajuda a organizar o trabalho de forma mais eficaz, reduzir a sobrecarga e melhorar suas habilidades de gestão. Você pode priorizar tarefas, das urgentes às rotineiras, permitindo que você se concentre nas mais importantes e garantindo que os prazos sejam cumpridos.

Redução do estresse e da pressão

O GTD reúne todas as suas tarefas em um único lugar, seja no papel, em um site ou em um aplicativo, dando a você uma visão clara do que precisa ser feito e acompanhando seu progresso à medida que as tarefas são concluídas. Isso reduz a ansiedade com tarefas inacabadas ou coisas que você pode esquecer, ao mesmo tempo que cria uma sensação de controle e confiança no trabalho. É a base para um ambiente de trabalho positivo e sustentável.

Melhora do foco

Ao definir claramente os objetivos e agendar as tarefas dentro do GTD, você pode se concentrar totalmente em uma tarefa de cada vez, sem distrações de outras responsabilidades. Isso é especialmente útil para tarefas importantes, garantindo que recebam a atenção necessária para serem concluídas no prazo.

Aumento da flexibilidade

Com o GTD, você pode criar um plano flexível para lidar com mudanças, ajustando as prioridades das tarefas rapidamente quando necessário. Além disso, o GTD ajuda a identificar ideias, projetos e tarefas futuras por meio da lista Someday/Maybe, permitindo planejamento de longo prazo com flexibilidade.

Dicas para iniciantes que estão aplicando o método Getting Things Done

• Aplique a regra dos 2 minutos (2-minute rule): Se uma tarefa pode ser concluída em menos de dois minutos, faça-a imediatamente.
• Feche tarefas inacabadas: Não deixe tarefas inacabadas rondando sua mente. Ou as conclua ou as anote para resolver depois.
• A falta de tempo não é o verdadeiro problema: Em vez de culpar a falta de tempo, foque em encontrar um método que ajude a lidar com suas tarefas de forma mais eficiente.
• Decida sua próxima ação: Assim que tiver um objetivo, determine o próximo passo específico que precisa dar para alcançá-lo.
• Escolha ferramentas inteligentes para armazenar tarefas: Para evitar sobrecarregar sua memória e tornar as coisas mais convenientes do que usar papel, registre todos os seus projetos e tarefas em um sistema online.

Considerações finais

O método Getting Things Done transformou a produtividade de milhões de trabalhadores em todo o mundo. Embora seja apenas uma das muitas técnicas de produtividade pessoal, sua simplicidade e eficácia fazem do GTD algo que vale experimentar para ver se é a escolha certa para você. Desejamos a você dias muito produtivos!